TR / ENG

Çalışan Aydınlatma Metni

OPTİMUM

ÇALIŞAN

KİŞİSEL VERİLERİNİN KORUNMASI HAKKINDA

AYDINLATMA METNİ

 

Biz, Barbaros Cad. Beyit Sok. No:17/2 Y. Dudullu, Ümraniye 34775 İstanbul adresinde yer alan Optimum Otomotiv Satış Sonrası Çözümleri A.Ş. (“Optimum”) olarak, kişisel verilerinizi ne amaçlarla işleyeceğimizi size anlatmak için bu Aydınlatma Metni’ni hazırladık.

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?

Tarafımızca, bizimle paylaşmanız veya gerekli olması halinde, işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Kimlik Verisi

Sizden aldığımız özgeçmişlerin içerisinde ve İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu (“İş Mevzuatı”) çerçevesindeki yükümlülüklerimiz gereği ad, soyadı, doğum tarihi gibi kimlik belgesinde yer alan kişisel verilerinizi toplamakta ve işlemekteyiz.

İletişim Verisi

Sizinle iletişim kurabilmek amacıyla ve İş Mevzuatı kapsamında almakla yükümlü olduğumuz ikametgâh, adres, telefon numarası gibi iletişim bilgilerini sizden talep etmekte ve işlemekteyiz.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

İş Mevzuatı kapsamındaki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek ve işe alım sürecini yönetebilmek amacıyla sağlık raporları, tetkik sonuçları, hastalık geçmişi, kaza bilgileri, engellilik durumu gibi sağlık verileri, özgeçmişinizde yer alıyorsa vakıf ve sendika üyelik verileri gibi özel nitelikli kişisel verilerinizi elde etmekte ve işlemekteyiz.

Görsel Veri

Özlük dosyasında yer alması sebebiyle fotoğrafınızı kullanmaktayız.

 

 

 

Finansal Veri

Maaşınızı, avanslarınızı, maaşınız üzerinde gerçekleşen haciz işlemlerini yönetebilmek ve yürütebilmek amacıyla banka hesap bilgileriniz, brüt ve net maaşınız gibi finansal verilerinizi işlemekteyiz.

Askerlik Verileri

Şirket içi iş süreçlerinin yürütülebilmesi için askerlikten muaf olup olmadığınız, tecil bilginiz gibi askerlik verilerini sizden talep ederek elde etmekte ve işlemekteyiz.

Sürücü Verileri

Şirket aracı kullanmanız halinde ehliyetinizde yer alan araç kullanımına ait bilgiler (sınıfı, ehliyet numarası, ehliyet tarihi) ve ilgili araçları kullanımınıza dair verileri (yakıt, km, kaza vb.) işlemekteyiz.

Eğitim Verisi

Aramızdaki iş ilişkisinin kurulabilmesi amacıyla daha önce edindiğimiz özgeçmişinizde yer alan bilgilerin doğruluğunu teyit edebilmemiz için diploma ve sertifika gibi eğitiminize dair belgeleri elde etmekte ve işlemekteyiz.

Çalışma Verisi

Aramızdaki iş ilişkisinin yürütülmesi ve kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla işe giriş bilgileri, işe giriş ve işten çıkış tarihleri, kıdem yılı gibi çalışmanıza ilişkin verilerinizi sizden talep etmekte ve işlemekteyiz.

Sosyal Güvenlik Verileri

Sosyal güvenlik mevzuatı kapsamında edinmemiz gereken işe giriş bildirgesi, sicil numarası gibi bilgileri elde etmekte ve işlemekteyiz.

Pasaport Verisi

Seyahat organizasyonlarınızı gerçekleştirmemiz gerektiğinde pasaport verinize ihtiyacımız olmaktadır. Pasaport verilerinize pasaportunuz içinde yer alan tür, ülke kodu, ad ve soyadı, imza gibi kişisel verileriniz yer almaktadır.

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE VE HANGİ SEBEPLERLE TOPLUYORUZ?

§  Sizinle gerçekleştirdiğimiz iş sözleşmesinin kurulabilmesi amacıyla tarafınızdan sağlanan ad, soyad, telefon numarası gibi iletişim bilgilerinizi topluyoruz.

§  İş Mevzuatı çerçevesindeki yükümlülüklerimiz gereği işlememiz gereken kişisel verileri sizden talep ederek elden veya e-posta aracılığıyla topluyoruz.

§  İş Mevzuatı çerçevesindeki yükümlülüklerimiz gereği işyerinde geçirdiğiniz kazaların detaylarını iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yerine getirilmesi amacıyla kaza raporu tutmak suretiyle topluyoruz.

§  İş Mevzuatı çerçevesindeki yükümlülüklerimiz gereği sağlık testlerinizin işyeri hekimimiz tarafından gerçekleştirilmesi halinde testleriniz sonucundaki kişisel verileriniz, rapor tutulması suretiyle işyeri hekimimiz tarafından toplanmaktadır.

§  İzin süreçlerinizi yürütebilme meşru menfaatimiz sebebiyle, size verdiğimiz formlar aracılığıyla edindiğimiz kişisel verilerinizi bu formlar aracılığıyla toplamaktayız.

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLARLA İŞLİYORUZ?

Şirket tarafından kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaç ve sebeplerle işlenmektedir.

§  İş Mevzuatı gereği istenen evrakların özlük dosyasında eksiksiz olarak tutulması

§  Personelin sicil kartının oluşturulması gerekli bilgilerin tek bir yerde toplanarak işlenmesi.

§  Personele verilen zimmetlerin kayda alınması

§  Personele verilen eğitimin belgelenmesi

§  Personelin giriş çıkışının kayda alınması

§  Personelin çalışma sürecindeki durumunu belgelemek

§  İş Mevzuatı kapsamındaki bilgi saklama yükümlülüklerini yerine getirmek

§  Personele maaş tahakkuk ettirmek ve ödeme yapabilmek

§  Personelden kesilmesi gerekli BES (Bireysel Emeklilik Sigortası) miktarlarını tahakkuk etmek

§  Personele SGK prim tahakkuk ettirmek ve ödemesini yapabilmek

§  Disiplin süreçlerinin yürütülmesi

§  Performans sürecindeki gelişim ve durumun belgelenmesi

§  Şirket çalışanlarının önceki, mevcut ve gelecekteki tahmini durumlarının yönetime raporlanması

§  İş mevzuatı ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde gerekli raporların (İŞKUR iş gücü çizelgesi, GOSB Teknopark bildirimi) tutulması ve düzenlenmesi

§  İşten çıkış işlemlerinin iş mevzuatı kapsamında yürütülmesi

§  Denetimlerin etkili şekilde yürütülmesi

§  Şirket’in savunma hakkının ifası

§  İş Mevzuatı kapsamında iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi

§  Personelin servis kullanımının yönetimi

§  Bina güvenliğinin sağlanması amacıyla bildirim yapılması

§  Personelin, yemek, kutlama, doğum günü gibi ihtiyaç ve motivasyon yükseltici uygulamalara dair süreçlerin yürütülmesi

§  Güvenliğin sağlanması

§  Giriş-çıkış işlemlerinin yürütülmesi

 

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve her halde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİN YURT İÇİNDEKİ VEYA YURT DIŞINDAKİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE PAYLAŞILMASI

Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Mevzuatı, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum, kuruluş ve kamu tüzel kişileriyle paylaşılmaktadır. Örneğin çalışan kişisel verileri işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır. Kişisel verileriniz, gerektiği takdirde Şirket’in hizmet sunduğu şirketler, Şirket’in birlikte çalıştığı hukuk bürosu, mali müşavir ve denetçiler ile mahkemeler ve Şirket’in ticari, idari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunduğu kurumlar gibi üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır.

Ayrıca kişisel verilerinizi;

§  Maaş, avans ve masraf ödemelerini yapmak amacı ile bankalara aktarıyoruz.

§  Zorunlu Bireysel Emeklilik Sigortası işlemleri kapsamında ilgili sigorta şirketine ve çalıştığımız bankaya aktarıyoruz.

§  Zorunlu mesleki eğitim ve ilk yardım eğitimi verilmesi amacıyla eğitim veren kuruma aktarıyoruz.

§  Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşıyoruz.

§  Bir ihtilaf olması halinde kişisel verileriniz savunma hakkımızın kullanılabilmesi için avukatlarımızla paylaşılabilir.

§  Google Bulut hizmeti (G-Suite) kullanmamız ve Google bulut sunucularının yurt dışında yer alması sebebiyle yurt dışına aktarmaktayız. Verileriniz Google sunucularında kriptografik şifrelemeyle saklanmakta ve verilerin içeriğine şirketimiz dışında kimsenin erişimi bulunmamaktadır.

 

 

HAKLARINIZ

KVKK’nın 11. maddesi gereği bize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla, kişisel verileriniz ile ilgili; 

§  Hakkınızda kişisel veri işleyip işlemediğimizi öğrenebilir, eğer işliyorsak veya işlemişsek, buna ilişkin bilgi talep edebilirsiniz.

§  Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığı öğrenebilirsiniz.

§  Kişisel verilerinizin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını ve kimlere aktarıldığını öğrenebilirsiniz.

§  Yanlış ve eksik kişisel verilerinizin düzeltilmesini ve bu verilerin aktarıldığı veya aktarılmış olabileceği alıcıların bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.

§  Kişisel verilerinizin KVKK madde 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek hangi yöntemin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre tarafımızca değerlendirilecektir. Bu bağlamda seçtiğimiz imha yöntemini neden seçtiğimiz ile ilgili bizden her zaman bilgi talep edebilirsiniz.

§  Kişisel verilerinizin aktarıldığı veya aktarılabileceği üçüncü kişilerin söz konusu imha talebiniz ile ilgili bilgilendirilmesini talep edebilirsiniz.

§  Münhasıran bir otomatik sistem kullanılarak oluşturulmuş kişisel veri analizinizin sonuçlarına bu sonuçlar çıkarlarınıza aykırıysa itiraz edebilirsiniz.

§  Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. 

 

Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu Şirketin internet adresinde bulunan başvuru formunu doldurarak veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’in 5. maddesinde şartlara uymak kaydıyla aşağıdaki şekillerde yapabilirsiniz:

 

§  Yazılı ve imzalı olarak

§  Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresinizden göndereceğiniz e-posta ile

§  Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile

§  Bize daha önce bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan elektronik posta adresinizi kullanarak Şirketimize teslim edebilirsiniz.

 

Şirket tarafından talebinizin niteliğine ve başvuru yönteminize göre Şirket tarafından başvurunun size ait olup olmadığının belirlenmesi ve böylece haklarınızı koruyabilmek amacıyla ek doğrulamalar (kayıtlı telefonunuza mesaj gönderilmesi, aranmanız gibi) isteyebiliriz. Örneğin Şirkette kayıtlı olan e-posta adresiniz aracılığıyla başvuru yapmanız halinde Şirkette kayıtlı başka bir iletişim yöntemini kullanarak size ulaşabilir ve başvurunun size ait olup olmadığının teyidini isteyebiliriz.

 

İLETİŞİM BİLGİLERİ

E-posta: info@optimumcozum.com

İletişim Formu: Başvuru Formunu indirmek için tıklayınız.

Mersis No: 0644036946800011

Adres: Barbaros Cad. Beyit Sok. No:17/2 Y.Dudullu, Ümraniye 34775 İstanbul